Visión General
ALERTA, (dos). Como lo comentáramos en el anterior artículo sobre los Impactos financieros contables en la preparación y presentación de los estados financieros -COVID-19 y otras situaciones de Crisis, un tema relacionado con la información financiera es la existencia de un Sistema de Control Interno y de Gestión. Este Sistema realizado por los encargados del Gobierno Corporativo, la Administración Superior y otros miembros de la Empresa está diseñado e implementado para proporcionar una seguridad razonable respecto al logro de los objetivos de la Entidad en relación con la fiabilidad del proceso de preparación y presentación de información financiera, la efectividad y eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables. El control interno, además, relativo a la protección de activos debe salvaguardar apropiadamente los recursos de activos susceptibles de irregularidades y/o usos indebidos.
Lo anterior, en principio señala que deberemos dar un seguimiento en la revisión y evaluación de los estados financieros, respecto a si el diseño del Sistema de Control interno sobre los referidos estados está debidamente sustentado con evidencia suficiente y apropiada que proporcione una base razonable de la integridad y confiabilidad de la información financiera, que emana de los procesos operativos y administrativos de la Gestión de la Empresa. Un aspecto relevante a mencionar es que, en las Entidades durante los períodos de Cuarentena y de crísis, los controles internos han funcionado remotamente y la supervisión se ha realizado con limitaciones y/o restricciones de monitoreo presencial, lo que evidencia que puede ocasionar errores en el contenido de la información de los estados financieros.
Nuestras Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (en adelante NAGAs) nos señalan que el propósito de una auditoría es proporcionar a los usuarios de los estados financieros una opinión por parte del Auditor respecto a si los estados financieros están presentados razonablemente, en todos sus aspectos significativos, de acuerdo con el Marco de Preparación y Presentación de Información Financiera aplicable. (Sección AU 102 Párrafo 1). A su vez Las NAGAs señalan Responsabilidades, entre otras, a los Gobiernos Corporativos y Administración Superior de diseñar, implementar y mantener un Control Interno pertinente para la Preparación y Presentación razonable de estados financieros que estén exentos de representaciones incorrectas significativas, ya sea debido a fraude o error. (Sección AU 102 Párrafo 2)
Por nuestra parte la Responsabilidad del Auditor al efectuar una Auditoría a los estados financieros es identificar y evaluar los riesgos de representaciones incorrectas significativas, ya sea debido a fraude o error, basado en el entendimiento de la entidad y de su entorno, incluyendo el Control Interno pertinente de la Entidad. (Sección AU 102 Párrafo 5).
Como lo hemos señalado, la actual Crisis que estamos viviendo nos ha traído incertidumbre en el ámbito económico y que en nuestra actividad como Contadores Públicos y Auditores y otros vinculados con la información financiera contable como los Reguladores, Gobiernos Corporativos, Bolsas de Valores, Clasificadoras de Riesgos, Inversionistas, Fisco, Personal, Proveedores, etc., debemos enfrentar acerca de la fiabilidad de la información financiera en el proceso de toma de decisiones que realizan los Usuarios de dicha información.
Por lo anterior, la existencia de un Sistema de Control Interno de la Entidad garantiza que las transacciones están registradas apropiadamente y entrega la seguridad razonable, pero no absoluta, de que la información financiera se presenta de manera objetiva e imparcial y que este Sistema está comprometido con su integridad, confiabilidad y, lleva a cabo el debido monitoreo sobre los controles internos que afianzan las Estrategias y las Políticas del Gobierno Corporativo, la Administración Superior y/o de los dueños de las Entidades, en el caso de las empresas medianas y pequeñas.
Los controles internos comprenden cinco elementos que debemos tener presente:
- Ambiente de control.
- Proceso de evaluación del riesgo de la entidad.
- Sistemas de información y comunicación.
- Actividades de control.
- Seguimiento y/o monitoreo de los controles
Dado el entendimiento que tenemos de la existencia de un Sistema de Control Interno que está vinculado con los Procesos de Negocios de la Entidad surgen las ALERTAS sobre los controles que debemos monitorear en las actividades que cualquier Empresa lleva a cabo para cumplir con sus objetivos, entre las cuales describimos algunos procesos, como son:
Procesos de Abastecimiento – Compras; Ventas- Ingresos; Producción; Inventarios; Finanzas – Tesorería; Administración Financiera; TI-Tecnología de la Información; Auditoría Interna, etc.
| PROCESOS y/o CONTROLES | ALERTAS |
|---|---|
| Abastecimiento – Compras Costos/Inventarios/Gastos | * Revisar controles de registro del libro de compras * Revisar si los proveedores son los habituales * Revisar si la documentación de soporte está completa * Revisar si las condiciones pactadas son las vigentes * Revisar si los pagos están de acuerdo con lo pactado * Revisar si las provisiones de cuentas por pagar están sustentadas * Revisar las autorizaciones de compromiso y pago * Revisar los cargos a inventarios y/o gastos su procedencia * Revisar los cargos por intereses y su debida estimación * Revisar desviaciones entre el presupuesto y real de Compras |
| Ventas – Cuentas por cobrar Ingresos/Cuentas por cobrar | * Revisar control de registro del libro de ventas * Revisar los procedimientos de autorización de créditos * Revisar los procedimientos de pagos contado y/o tarjetas * Revisar si son clientes habituales * Revisar créditos nuevos y/o saldos que exceden lo normal * Revisar si los ingresos a caja calzan con los créditos otorgados * Revisar si existen castigos de cuentas de clientes * Revisar las provisiones de deterioro y su sustento * Revisar las devoluciones de mercaderías y su registro * Revisar las renegociaciones o repactaciones de créditos * Revisar los cargos por intereses en los créditos |
| Producción Inventarios/Costos | * Revisar si la planeación de la producción los cambios que ha tenido * Revisar el ingreso de insumos es acorde con estándares de producción * Revisar los costos de producción del personal * Revisar el cambio en la operación del proceso de la producción * Revisar la fase de control calidad en la producción * Revisar la emisión de documentación que sustente la Producción * Revisar las mermas u fallas que ocurran durante el proceso productivo * Revisar los costos incurridos y sus desviaciones con el proceso normal |
| Inventarios Inventarios/Costos | * Revisar informes de recepción correspondan a las órdenes de compra * Revisar los chequeos de cantidades físicas recibidas con desviaciones * Revisar las recepciones parciales por parte de los proveedores * Revisar inventarios dañados y sus reclamos * Revisar si los inventarios no fueron objeto de inspecciones técnicas * Revisar la debida salvaguarda de los inventarios recibidos * Revisar los procedimientos operativos de recepción de materiales * Revisar diariamente el chequeo de los kárdex y sus diferencias |
| Finanzas – Tesorería Efectivo/Acreedores financieros | * Revisar diariamente las fuentes de ingresos a caja * Revisar las desviaciones, lo recibido v/s lo que debe ser. * Revisar la salvaguarda de los fondos en caja * Revisar los egresos de caja que sean normales * Revisar egresos de caja en exceso o sin justificación * Revisar el sistema de saldo en caja y conciliación con arqueos diarios * Revisar que se realicen arqueos diarios remotos y se concilien * Revisar que Finanzas analice las diferencias e informe a Gerencia * Revisar el monitoreo de caja por terceros independientes |
| Administración financiera | * Revisar las políticas contables a aplicar en el status actual de Crisis * Revisar los reportes financieros y sus desviaciones con presupuestos * Revisar los planes de inversión de capital * Revisar la situación tributaria frente a los cambios habidos * Revisar los impactos financieros en otras unidades de la organización * Revisar información al Gobierno Corporativo y Administración Superior |
| TI – Tecnología de la Información | * Revisar los planes de desarrollo tecnológico TI en Crisis * Revisar los reportes de desviaciones y medidas de mitigaciones * Revisar el planeamiento de recursos humanos TI y sus impactos * Revisar los planes de Equipos y Software para enfrentar la crisis * Revisar la ciberseguridad, contingencias y planes de acción en Crisis * Revisar el uso de recursos externos TI para afrontar la Crisis |
| Auditoría Interna | * Revisar el plan de auditoría interna y monitoreo de los controles claves * Revisar el diseño y efectividad de los procesos de negocios en Crisis * Revisar las actividades relacionadas con el Gobierno Corporativo * Revisar los procedimientos para focalizar la detección de Fraudes * Revisar los procesos que requieren mejoras en tiempos de Crisis |
Dado lo extenso que pudiese representar e identificar todas las ALERTAS que pudieran surgir de todos los Procesos de Control y Monitoreo remoto, hemos mencionado sólo algunos de ellos que debemos prestar atención y debido cuidado de generar procedimientos adicionales de controles que mitiguen estos nuevos riesgos que han surgido por esta Crisis. Y al respecto reiterar nuestro llamado de prestar atención a las ALERTAS sobre controles que pudieren estar presente en su actividad y focalizar su debida atención a los riesgos que emanan de ellos, cuando no se adopten las medidas correctivas para su mejora y pronta implementación de controles que mitiguen estas situaciones descritas en este artículo.
ORLANDO JERIA GARAY
Contador Público y Contador Auditor
MBA Consultor de Empresas