Canales de Denuncia y su Importancia en las Empresas
Marzo, 19 de 2025
Los canales de denuncia constituyen una importante herramienta que busca poner a disposición de los usuarios una vía de comunicación (sean estos trabajadores, proveedores, inversionistas, accionistas, o cualquier persona que esté relacionada con la empresa), con el fin de que éstos puedan denunciar acciones ilegales o denunciar cualquier hecho que atente contra los recursos de las entidades privadas o públicas y/o los derechos o el bienestar del personal.
Dependiendo de la empresa, los canales de denuncia pueden estar implementados bajo el formato de un número telefónico, un correo electrónico, un canal de denuncias digital, externalización del servicio, son algunos ejemplos recurrentes.
Según el estudio de la Universidad del Desarrollo (Diciembre 2019) “Compliance en las Empresas Chilenas”, un 98% de las empresas encuestadas, las que forman parte del IPSA, cuenta con métodos y procedimientos formales internos de denuncia por incidentes de incumplimiento. En el mismo estudio y con relación a la forma de recepción de dichas denuncias, un 36% de las empresas señala contar con un correo electrónico; un 21% con un formulario web; un 17% con un canal telefónico; y un 26% menciona “otro canal” (por ejemplo, buzones físicos o comunicación verbal con la jefatura).
Si bien el concepto de canal de denuncia ya se encuentra extendido en los ambientes empresariales y de acuerdo a los estudios, éstos se encuentran implementados en algunas empresas, es necesario resaltar ciertas características que hacen la diferencia al momento de evaluar su implementación y si estos están cumpliendo el objetivo para el cual el diseño es pertinente y también para las empresas que ya lo tienen diseñados.
Por ejemplo, para que el sistema de control interno se vea fortalecido con un canal de denuncias efectivo, se debe tener presente lo siguiente:
- Respaldo de la Alta Dirección. Para que este sistema sea efectivo, necesariamente se debe contar con el apoyo de la alta dirección – Gobierno Corporativo -, pues serán los líderes los que impulsen su implementación, promuevan su uso y definan una política clara relativa al canal de denuncias.
- Promover una cultura de integridad – Etica. Cuando las empresas promueven una cultura de integridad y cumplimiento, los trabajadores son más adeptos a utilizar los sistemas de denuncia.
- Comunicar la existencia del canal de denuncias. Difundir e instruir a los colaboradores y terceros respecto del funcionamiento del canal. Su acceso debe ser tanto para los trabajadores como para terceros externos vinculados a la empresa.
- Asegurar la Confidencialidad y el Anonimato. El canal debe asegurar la confidencialidad y la protección del denunciante.
- Establecer protocolos de Investigación y Respuesta a las denuncias. La aplicación de procedimientos de investigación debe ser ágil, así como también debe ser pronta la respuesta y la comunicación con el denunciante.
- Monitoreo. Auditar periódicamente el funcionamiento del canal, para garantizar que éste realmente está activo. Por lo menos, una vez al año requerir una revisión externa de cumplimiento de dicho canal.
¿Por qué razones se debe dar importancia al canal de denuncia de la empresa?
De acuerdo a los hallazgos del “Informe 2024 a las Naciones sobre el Fraude Ocupacional” (*) emitido por la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados – ACFE (**), las vías de detección inicial de los fraudes laborales se representan en el siguiente cuadro:
Como se aprecia en el recuadro, un 43% de los fraudes laborales se detectaron mediante una denuncia, lo que representa más del triple de casos que el siguiente método por el cual fue detectado el fraude.
Saber que la mayoría de los fraudes se detectan a través de una denuncia es una buena razón para que una organización se incline a implementar algún método o sistema de denuncia si no lo ha hecho. Pero también hay otras razones que se deben tener en cuenta para sustentar su implementación tal como considerar que dichos canales de denuncias brindan a las personas un mecanismo seguro para reportar irregularidades sin temor a represalias o también se debe sopesar que éstos ayudan a detectar y abordar problemas a tiempo, evitando incrementar pérdidas económicas y posibles sanciones legales.
Sin duda que la razón que más aducen las empresas cuando deciden incorporar sistemas de denuncia, es aquella que se relaciona con la identificación de fraudes, corrupción y otros comportamientos indebidos, pero no se debe desestimar que estos canales además promueven la integridad, la transparencia y el cumplimiento de normas.
Finalmente, vale la pena mencionar que, así como estos beneficios, también tiene un gran valor la contribución de estos sistemas en materia de prevención, ya que el saber de la existencia de un medio para reportar irregularidades, disuade a las personas de participar en conductas indebidas, inapropiadas o ilegales. Y además contribuye a que un buen sistema de control interno promueva el control preventivo, ya que desafortunadamente las conductas irregulares afectan los recursos de las entidades donde ellas ocurren, y obviamente el comportamiento ético de quienes las llevan a cabo.
(*) Para acceder al Informe 2024 a las Naciones sobre el Fraude Ocupacional ACFE: https://www.acfe.com/-/media/files/acfe/pdfs/rttn/2024/2024-report-to-the-nations
(**) La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, con sede en Austin, Texas, es la mayor organización antifraude del mundo y sirve como principal fuente de información y recursos en la lucha contra el fraude. El “Informe a las Naciones” es uno de sus aportes más significativos al campo del estudio del fraude, fomentando la conciencia y promoviendo mejores prácticas en la prevención y detección del fraude a nivel global.